Servis formu müşterilerin iletişim bilgileri ve serviste gerçekleşen işleme ilişkin bilgileri tek bir dökümanda toplanmasını sağlayan anketlere verilen isim. Bu anketi kurumlar diledikleri gibi özelleştirebilirken; tüm kullanıcılar tarafından erişilebilir hale getirmeyi tercih edebiliyor
Servis formları ile beraber servis süreçlerindeki detaylar kolaylıkla toplanırken, ilerleyen süreçte hızlı bir şekilde analiz edilebiliyor. Bununla birlikte servis formları ile kullanıcı türlerini ayırtarak müşteri portföyünün ile hizmet kalitesinin eşleşmesini sorgulanabiliyor. Bu sorgulama beraberinde ürünün veya servisin gelişimini ve yapılan bütün işlemlerin şeffaflığını getiriyor. Bu hedefi benimseyen firmalar halihazırda kullandıkları hizmet forumlarını güncelleyerek, bilgi kaynağını daha nitelikli bir hale getirebiliyor. Ayrıca bu formlar ile beraber harcamaların takibi de kısmen mümkün.
Form olarak geçiyor oluşu servis formlarına olan bakışı basitleştirmemeli. Çünkü doğru bir şekilde kurgulanan servis formları servis hizmeti aşamasındaki bir çok kıstası kolaylıkla ölçülebilir hale getirebiliyor.
Servis Formu Ne İşe Yarar?
İlk olarak servis formlarında genelde müşteriye ilişkin isim-soyisim, adres, iletişim bilgileri bulunuyor. Ürüne ilişkin ise model, periyodik bakım durumu, parça bilgisi, notlar veya ücret gibi farklı detaylar bulunuyor.
Servis formlarının sistematik bir şekilde doldurulması halinde servisi veren taraf için bütün servis işlemleri takip edilebilir hale geliyor. Bu formlar ile toplanan veriler ile beraber bir çok ürünün ARGE çalışmaları yön kazanabiliyor. Bununla birlikte fiyatlandırmalarında bu formlara dahil edilmesi ile beraber işlemler sonucunda maddi girdi-çıktılarında takibi detaylı bir şekilde arşivlenebiliyor. Biriken tüm bu veri havuzu sayesinde malzeme stoklarının planlanmasından tutunda, müşteri profillerine göre servis hizmetlerinin alt kırılımları görünür hale getirilebiliyor.
Servis formlarının tüketiciler ile paylaşılmasının tercih edilmesi ile beraber tüketicilerin ürünlerine ilişkin bakım periyodu, masrafları ve teknik servis notlarına kolaylıkla ulaşabiliyor. Bu sayede sahip olduğu ürünü daha bilinçli kullanan tüketici, üründe yaşayacağı sorunun kaynağı hakkında fikir yürütebiliyor.
Günün sonunda servis formlarının doğru sorular sorarak hazırlanması, hem üretici hem de tüketici tarafında oldukça önemli kazanımları beraberinde getiriyor. Bu kazanımların sonunda ise düzenli olarak toplanan verilerin oluşturduğu veri havuzunu analiz ederek geleceğe ışık tutmak, olan durumu değerlendirmek ve fırsatlara karşılık çözümler üretmek mümkün hale geliyor.
